Ethique
INFORMATIONS IMPORTANTES :
- (13/02/24) ENQUETES LIMESURVEY: dorénavant, pour ouvrir un compte LimeSurvey dans le cadre d'une enquête, vous devez demander l'ouverture du compte via ce LIEN qui est spécifique pour les membres de notre faculté.
- RAPPEL IMPORTANT : la date de dépôt d'une demande au comité d'avis éthique n'a rien à voir avec les échéances de complétion du formulaire de choix définitif de mémoire, vous pouvez toujours le faire après. La date limite pour obtenir un avis éthique favorable est avant de commencer à recruter vos participants, et il ne sert à rien de soumettre une demande incomplète qui sera systématiquement rejetée.
- Les modèles de document de consentement et d'information ont été modifiés en date du 1 NOVEMBRE 2023. Toutes les nouvelles demandes et resoumissions doivent OBLIGATOIREMENT utiliser ces nouveaux modèles (voir Section 2)
- pour toute nouvelle demande ou consulter vos demandes en cours ou acceptées, utilisez l’icône casier « Formulaire Ethique » en haut à droite de cette page
- Merci de lire attentivement les instructions ci-dessous (Section 1) avant de compléter le questionnaire. Pour votre information (1) le questionnaire éthique doit être complété en ligne et (2) les documents de consentement éclairé et d’information doivent TOUJOURS utiliser les modèles proposés plus bas en Section 2, et être préparés puis téléchargés AU FORMAT PDF dans l’interface de soumission
- Pour les étudiant.e.s vous devez toujours mettre votre promoteur.trice en copie lors de vos communications avec le comité d’avis éthique
IMPORTANT INFORMATION:
- (13/02/24) LIMESURVEY: to open a LimeSurvey account in the framework of a survey, you must now open your account using this LINK specifically dedicated to the members of our faculty
- The consent and information document templates have been modified as of November 1, 2023. All new requests MUST use these new templates (see Section 2)
- for any new request or to consult your current or accepted requests, use the box icon “Ethics Form” at the top right of this page
- Please read carefully the instructions below (Section 1) before completing the questionnaire. For your information (1) the ethical questionnaire must be completed online and (2) the informed consent and information documents must ALWAYS use the models proposed below in Section 2, and be prepared and then uploaded IN PDF FORMAT in the submission interface
- For students, you must always put in copy your promoter when communicating with the ethics committee
- The committee insists on the absolute need to take all necessary precautions to avoid contaminations and invites you to consider all protection methods allowing to run your experiments without sanitary risks
- If your experiment is not carried out in virtual conditions, it is your responsibility to take all the appropriate protection sanitary measures (disinfection, distance, wearing a mask, CO2 level measurement …), especially if you are testing several participants at the same time
- If your research involves contact with vulnerable people (groups at risk), you are strongly encouraged to obtain an expert medical opinion about the advisability of meeting these people as part of your study, and to be aware of any additional precautions that should be applied
- As a reminder, the address of the Committee is Ethique.Psychologie@ulb.be, please use this one exclusively and for students always put in copy your promoter when contacting us !
- Le comité insiste sur la nécessité absolue de prendre toutes les précautions utiles afin d’éviter les contaminations, et vous invite à mettre en place tous les moyens de protection permettant de mener vos expérimentations sans risque sanitaire.
- Si votre expérimentation n'est pas réalisée dans des conditions virtuelles, il est de votre responsabilité de prendre toutes les mesures sanitaires appropriés en termes de moyens de protection (désinfection et gestes barrières, distance, port du masque, mesure du CO2 …), et ce surtout si vous voyez plus d'un participant à la fois
- Si votre recherche implique un contact avec des personnes vulnérables (groupes à risque), il vous est fortement conseillé d’obtenir un avis médical autorisé sur l’opportunité de rencontrer ces personnes dans le cadre de votre étude, et connaître les éventuelles précautions supplémentaires qui devraient être appliquées
- Pour rappel, l'adresse du Comité est Ethique.Psychologie@ulb.be, merci d’utiliser exclusivement celle-ci et pour les étudiants de toujurs mettre en copie votre promoteur pour vos communications avec nous
1. Si votre étude a déjà reçu un avis éthique favorable d'un autre Comité Belge, ou que votre promoteur.trice/superviseur.se a déjà reçu un avis éthique de notre Comité qui couvre votre projet (et qui est toujours valide), vous n'avez pas besoin de faire un demande au Comité Facultaire ! / If your study already received a positive ethics advice from another Belgian Committee, or if your promoter/supervisor already received a positive ethics advice from our Committee that covers your project (and is still valid), you do not no need to request the advice of the Faculty Committee !
2. Etant donné le nombre important de demandes à traiter par le Comité, il vous est fortement conseillé d'introduire votre demande AU MINIMUM un mois (et idéalement deux) avant le début effectif de votre étude ! (Egalement, attention que des documents mal complétés entraînent souvent des délais de traitement augmentés). / Given the high number of requests to be processed by the Committee, you are strongly advised to submit your request AT LEAST one month before the effective start of your study ! (Also, please note that poorly completed documents often lead to longer delays).
3. Pour recevoir un avis éthique pour une étude de Classe 2 ou 3 (voir point suivant), vous devez au moins fournir / To obtain an ethical advice for a Class 2 or 3 study (see next point), you must at least provide:
a) la demande d'avis éthique entièrement complétée en ligne (icône flèche en haut à droite) / the ethical advice request fully completed online (top right arrow icon) (FR/EN)
b) le document de consentement et information qui correspond à votre étude, en utilisant un des modèles proposés dans la Section 2 ci-dessous / the consent and information document that corresponds to your study, using one of the models provided in Section 2 below
c) une copie du matériel utilisé pour le recrutement (affiche, annonce sur réseaux sociaux, courriel ...) / a copy of the material used for the recruitment (poster, advertisement on social networks, email ...)
d) une copie ou une explication du débriefing de votre étude / a copy or an explanation of the debriefing of your study
e) copie des questionnaires utilisés (si passation sur internet, merci de fournir une copie pdf de ceux-ci pour inspection par le comité) utilisables de manière anonyme (pas de nom ou informations personnelles, code arbitraire uniquement) / copy of questionnaires used (if online passation, please provide a pdf copy for the committee's inspection) which can be used anonymously (no name or personal information, arbitrary code only)
4. Explications à propos des différents types d'études (Classes 1, 2 et 3) / Explanations about the different types of studies (Class 1, 2 or 3) :
Pour différencier les études prise en charge par les comités biomédicaux (MEC) et non-MEC (sciences psychologiques/humaines) vous pouvez également consulter le consensus statement publié sur le site de la BAPS / To differentiate between studies supported by biomedical (MEC) and non-MEC (psychological/human sciences) committees, you can also consult the consensus statement published on the BAPS website
Les études de Classe 1 sont des études qui présentent une dimension médicale ou invasive claire, ou sont menées dans une institution médicale (hôpital, par exemple). Pour ces études de Classe 1, le Comité Facultaire d'Avis Ethique ne peut pas donner un avis, et vous devez introduire votre demande directement auprès du Comité d'Ethique hospitalier compétent, par exemple le Comité Hospitalo-Facultaire Erasme-ULB ou un autre Comité biomédical agréé (CHU Brugmann, Bordet, HUDERF, ...).
Les études de Classe 2 sont des études tombant dans le domaine global de la santé physique et mentale et/ou avec mesures (neuro)physiologiques, sans visées diagnostiques, mais qui ne sont pas conduites dans une institution médicale (donc pas à l'hôpital par exemple). Ces études sont examinées par le Comité d'Avis Ethique Facultaire, qui transmet son avis au Comité Ethique ULB-Erasme qui donne l'avis final.
Les études de Classe 3 sont des études fondamentales dans les domaines des sciences psychologiques et de l'éducation ne correspondant pas aux classes ci-dessus, qui ne nécessitent pas un avis d’un Comité d'éthique officiellement agréé. Dans ce cas, le Comité d’Avis Ethique Facultaire examine lui-même ces demandes et émet directement l'avis.
5. Information importante pour les recherches menées en-dehors du territoire Belge / Important information for studies carried out outside the Belgian territory
Veuillez noter qu'un comité d'éthique Belge n'est à priori PAS compétent pour donner un avis sur une étude se déroulant dans un autre pays, et que les recherches à l'étranger ne sont PAS couvertes par l'assurance proposée par l'ULB. En cas d'étude menée à l'étranger, il est de votre responsabilité de vous informer et de vous conformer aux législations locales en matière d'avis éthique et d'assurance / Please note that a Belgian ethics committee is a priori NOT competent to give an opinion on a study taking place in another country, and that research conducted abroad are NOT covered by the insurance offered by the ULB. For a study carried out abroad, it is your responsibility to collect the relevant information and to comply with the local regulations regarding ethics advice and insurance.
6. Considerations éthiques / document proposé par le Prof Olivier KLEIN dans le cadre d'une intervention dans le cours Ethique et Déontologie.
Considerations_ethiques_KLEIN_Olivier
Protection des données personnelles: N’oubliez pas que comme, dans vos travaux de recherche, vous utilisez généralement des données à caractère personnel (collectées directement ou obtenues d’un tiers), vous êtes soumis.e au Règlement général pour la protection des données (RGPD). Les éléments principaux liés au respect du RGPD sont déjà inclus dans les documents du comité d’avis éthique pour les cas les plus courants. Vous pouvez trouver des informations plus complètes à ce sujet sur la page web de la Cellule protection des données de l’ULB et principalement dans le FAQ RGPD : Recherche. Attention toutefois que même si des documents type sont proposés sur le site de la cellule protection des données, vous devez impérativement utiliser un des modèles de documents d’information et de consentement disponibles sur l’intranet du comité d’avis éthique (voir ci-dessous), les autres documents ne sont pas acceptés. / Personal data protection: Do not forget that as, in your research work, you are generally using personal data (collected directly or obtained from a third party), you must respect General Data Protection Regulations (GDPR). The main elements related to compliance with the GDPR are already included in the documents of the ethics advisory committee for the most common cases. You can find more complete information on this subject on the web page of the ULB Data Protection Unit and mainly in the GDPR FAQ: Research. Please note, however, that even if standard template documents are offered on the website of the ULB data protection unit, you must imperatively use one of the template documents for information and consent documents available on the intranet of the ethics advisory committee (see below), other documents are not accepted.
Choisissez et adaptez le contenu du modèle de document de consentement et information qui convient à votre étude sans en modifier la structure ni enlever des pages (utilisation obligatoire d'un de ces modèles) / Choose and adapt the content of the template document for information and consent relevant for your study without modifying structure or deleting pages (mandatory use of one of these templates)
Note : Les explications sur la manière de compléter ces documents au format Word se trouvent en commentaires dans les documents
- Modèles Classe 3 / Templates Class 3
Les études de Classe 3 sont des études fondamentales dans les domaines des sciences psychologiques, de la logopédie et de l'éducation ne correspondant pas aux classes 1 et 2, et ne nécessitant pas un avis éthique d’un Comité d'éthique officiellement agréé. Dans ce cadre, le Comité d’Avis Ethique Facultaire examine lui- même les demandes et émet directement un avis / Class 3 studies are fundamental studies in the fields of psychological, speech or education sciences not corresponding to classes 1 and 2, and are not requiring an ethical opinion from an officially approved Ethics Committee. In this context, the Faculty Ethics Advisory Committee examines the requests itself and directly issues the approval
- Etudes comportementales de Classe 3 chez l'adulte légalement apte à consentir / Class 3 behavioral studies in adults legally able to consent
- Etudes comportementales de Classe 3 destiné à obtenir l’accord de la personne ayant la responsabilité légale pour une personne mineure, un adulte légalement inapte à consentir, et/ou une personne ne pouvant donner un accord explicite / Class 3 behavioral studies intended to obtain consent from the person with legal responsibility for a minor, an adult legally incapable of consenting, and/or a person unable to give explicit consent
Classe3_REPRESENTANT_LEGAL_DIC_FR_2023
- Collection de données ANONYME (c'est-à-dire, sans aucune interaction personnelle avec le/la participant.e) par questionnaire/tâche en ligne ou papier / ANONYMOUS data collection (i.e., without any personal interaction with the participant) by online or paper questionnaire/task.
Classe3_ENQUETE_TACHE_ANONYME_DIC_FR_2023
- Collection de données dans le cadre d'une recherche par questionnaire/tâche en ligne ou papier, qui implique la collection de données personnelles (par ex. email demandé pour recontacter le participant pour l'inviter à un follow-up) / Collection of data as part of a research by online or paper questionnaire/task, which involves the collection of personal data (e.g. email requested to recontact the participant to invite him to a follow-up)
Classe3_ENQUETE_TACHE_NON_ANONYME_DIC_FR_2023
- Modèles Classe 3 AVIS ETHIQUE A TITRE INDICATIF (études menées à l'étranger) / Templates Class 3 INDICATIVE ETHICAL ADVICE (studies conducted abroad of Belgium)
Les avis de Classe 3 à titre INDICATIF peuvent être émis sous certaines conditions (voir instructions dans le questionnaire éthique) par le Comité d’Avis Ethique Facultaire (mais sans aucune valeur légale ni prise d'assurance associée) pour des études équivalente à la Classe 3 ci-dessus, mais menées à l'étranger. Attention, il est de la responsabilité de l'expérimentateur et/ou du promoteur de s'assurer de la conformité de celle-ci aux règles en vigueur dans le pays concerné ! Pour rappel, les enquêtes qui impliquent une collection de données totalement anonymes ne sont pas concernées car il n'est pas possible d'identifier le pays d'origine du répondant et les données sont traitées en Belgique / Class 3 éthical advices for INDICATIVE purposes may be issued under specific conditions (see instructions in the ethics questionnaire) by the Faculty Ethical Advice Committee (but without any legal value or associated insurance) for studies equivalent to the Class 3 above, but carried out abroad. Please note, it is the responsibility of the experimenter and/or promoter to ensure compliance with the rules in force in the country concerned! As a reminder, surveys that involve the collection of completely anonymous data are not concerned because it is not possible to identify the country of origin of the respondent and the data are processed in Belgium.
- Etudes comportementales de Classe 3 chez l'adulte légalement apte à consentir avec avis INDICATIF / Class 3 behavioral studies in adults legally able to consent with INDICATIVE advice
Classe3_INDICATIF_ADULTE_DIC_FR_2023
- Etudes comportementales de Classe 3 destiné à obtenir l’accord de la personne ayant la responsabilité légale pour une personne mineure, un adulte légalement inapte à consentir, et/ou une personne ne pouvant donner un accord explicite, avec avis INDICATIF / Class 3 behavioral studies intended to obtain consent from the person with legal responsibility for a minor, an adult legally incapable of consenting, and/or a person unable to give explicit consent, with INDICATIVE advice
Classe3_INDICATIF_REPRESENTANT_LEGAL_DIC_FR_2023
- Modèles Classe 2 / Templates Class 2
Les études de Classe 2 sont des études tombant dans le domaine global de la santé physique ou mentale, sans visées diagnostiques, et normalement du ressort d'un comité d'éthique biomédicale agréé, par exemple le Comité d'Ethique ULB-Erasme, mais qui ne sont pas conduites dans une institution qui dépend directement de celui-ci (donc pas activement à l'hôpital par exemple). Ces études de Classe 2 sont examinées par le Comité d'Avis Ethique Facultaire qui transmet son avis au Comité Ethique ULB-Erasme qui prend la décision finale. / Class 2 studies are studies falling within the overall field of physical or mental health, without diagnostic aims, and normally the responsibility of an approved biomedical ethics committee, for example the ULB-Erasme Ethics Committee, but which are not conducted in an institution which depends directly on it (therefore not actively in the hospital for example. These studies Class 2 are examined by the Faculty Ethics Advisory Committee, which communicates its opinion to the ULB-Erasme Ethics Committee who takes the final decision.
- Etudes comportementales de Classe 2 chez l'adulte légalement apte à consentir / Class 2 behavioral studies in adults legally able to consent
- Etudes comportementales de Classe 2 destiné à obtenir l’accord de la personne ayant la responsabilité légale pour une personne mineure, un adulte légalement inapte à consentir, et/ou une personne ne pouvant donner un accord explicite / Class 2 behavioral studies intended to obtain consent from the person with legal responsibility for a minor, an adult legally incapable of consenting, and/or a person unable to give explicit consent
Classe2_REPRESENTANT_LEGAL_DIC_FR_2023
- Etudes comportementales de Classe 2 chez l'adulte légalement apte à consentir, impliquant entre autres des prélèvements biologiques ou des enregistrements neurophysiologiques (EEG, NIRS, …) / Class 2 behavioral studies in adults legally able to consent, involving amongst others collection of biological samples or neurophysiological recordings (EEG, NIRS, ...)
Classe2_ADULTE_PHYSIO_DIC_FR_2023
- Etudes comportementales de Classe 2 destiné à obtenir l’accord de la personne ayant la responsabilité légale pour une personne mineure, un adulte légalement inapte à consentir, et/ou une personne ne pouvant donner un accord explicite, impliquant entre autres des prélèvements biologiques ou des enregistrements neurophysiologiques (EEG, NIRS, …) / Class 2 behavioral studies intended to obtain consent from the person with legal responsibility for a minor, an adult legally incapable of consenting, and/or a person unable to give explicit consent, involving amongst others collection of biological samples or neurophysiological recordings (EEG, NIRS, ...)
Classe2_REPRESENTANT_LEGAL_PHYSIO_DIC_FR_2023
- Collection de données ANONYME (c'est-à-dire, sans aucune interaction personnelle avec le/la participant.e) par questionnaire/tâche en ligne ou papier avec contenu biomédical et/ou de santé mentale (sinon voir Classe 3 plus bas) / ANONYMOUS data collection (i.e., without any personal interaction with the participant) by online or paper questionnaire/task with biomedical and/or mental health content (otherwise see Class 3 below) .
Classe2_ENQUETE_TACHE_ANONYME_DIC_FR_2023
- Collection de données dans le cadre d'une recherche par questionnaire/tâche en ligne ou papier, qui implique la collection de données personnelles (par ex. email demandé pour recontacter le participant pour l'inviter à un follow-up), avec contenu biomédical et/ou de santé mentale (sinon voir Classe 3 plus bas) / Collection of data as part of a research by online or paper questionnaire/task, which involves the collection of personal data (e.g. email requested to recontact the participant to invite him to a follow-up), with biomedical and/or mental health content (otherwise see Class 3 below)
Modification importante : pour la plupart des demandes traitées par notre comité (Classe 2 et Classe 3), une assurance sera prise automatiquement auprès du services assurances de l’ULB en même temps que l’émission de l’avis éthique favorable. Vous pouvez accéder au document d'assurance pour l'année en cours en suivant ce LIEN, document qui n'est valable que si accompagné d'un avis éthique favorable d'un comité éthique compétent. Vous serez spécifiquement informé.e s’il est nécessaire de faire des démarches à ce niveau dans votre cas. Attention que les assurances ne sont valables que sur le territoire belge exclusivement.
Si vous devez obtenir vous-même une assurance auprès de l’ULB dans le cadre d'un avis éthique émis par un autre comité, alors vous devez envoyer une demande au DAF - Assurances de l’ULB - assurances@ulb.be , en y joignant la fiche technique complétée, ainsi qu'un résumé de votre protocole reprenant les éléments principaux de votre étude ainsi que le nombre de participants potentiels concernés
/ Important modification: for most applications processed by our committee (Class 2 and Class 3), an insurance will be obtained automatically from the ULB insurance department at the same time a favorable ethics approval is issued. You can access the insurance document for the current year by following this LINK. Attention, this document is only valid if accompanied by a favorable ethical opinion from a competent ethics committee. You will be specifically informed if it is necessary for you to take supplementary steps. Please be aware that insurances are only valid on Belgian territory.
If you need to obtain yourself an insurance from the ULB within the framework of an ethical agreement issued by another committee, you must send your request to the DAF - Assurances of the ULB assurances@ulb.be , including the technical sheet completed, as well as a summary of your protocol with the main elements of your study and the number of potential participants.